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Aplicando siete medidas básicas, las empresas pueden reducir el gasto de hotel en un 21%. Esto es lo que asegura Carlson Wagonlit Travel (CWT) tras analizar las conclusiones de un estudio llevado a cabo por su departamento de investigación.

Según el CWT Travel Management Institute, el gasto en hoteles supone de media el 40% de todo el presupuesto de los viajes corporativos de una empresa, pero a menudo esta cifra se calcula a la baja y se gestiona incorrectamente.

Esta situación conlleva a que el coste del viaje se dispare sin que el viajero se vea más beneficiado por la diferencia entre el coste presupuestado y el real.

Para CWT Travel, las siete medidas son interpendientes pero su aplicación supone un importante ahorro para la empresa.

1. Detallar todos los costes de la estancia lo que nos permitirá tener una cantidad precisa del gasto que vamos a efectuar.

2. Necesidades y comportamiento de los viajeros. En general, se valora más la cercanía que la categoría del hotel donde vamos a estar alojados a ser que se trate de estancias de larga duración. La cercanía del hotel supondrá una reducción en los gastos de transporte que disparan el coste del viaje.

3. Utilizar hoteles y canales de reserva preferente. Por ejemplo, elegir la herramienta de reserva por Internet corporativa y la misma empresa de gestión de viajes para todos puede suponer tarifas un 18-21% más barata.
Los viajeros deberán contar también con directrices claras sobre qué gastos se les reembolsarán, y utilizar la tarjeta de crédito corporativa siempre que sea posible, para controlar mejor del gasto hotelero.

4. Negociar acuerdos con hoteles cuando las estancias de los empleados superen los 10.000 dólares.

5. Negociar de forma eficaz, según el volumen de gasto de la empresa, es el quinto consejo. Cuando es especialmente alto, por ejemplo, puede ser más conveniente negociar un acuerdo a nivel de propiedad concreta que con la propia cadena hotelera.

También se pueden negociar cláusulas de disponibilidad de última habitación, que significa que los hoteles deben ofrecer la tarifa negociada incluso cuando sólo haya disponibles habitaciones del tipo negociado.

6. Disponibilidad en la intranet corporativa de la política de viajes de la empresa. Además, se pondrá a disposición de los empleados la lista de hoteles preferentes y un sistema de reserva online.

7. Realizar un seguimiento sobre el cumplimiento de la política de viajes por parte de los empleados y de las cadenas hoteleras con las que se han concertado acuerdos.

Una auditoria inicial hecha por CWT a los programas hoteleros de cinco empresas reveló que sólo el 50% de las tarifas negociadas se cargaban correctamente por los hoteles.

También es importante realizar auditorías regulares de las tarifas, ya que ayudan a garantizar que los hoteleros respetan sus acuerdos y a identificar a los viajeros que se alojan en habitaciones de categoría superior a la autorizada.